Pourquoi commencer par un audit ?
La plupart des projets documentaires qui déçoivent ont un point commun : l'outil a été choisi avant que le besoin soit compris. Un logiciel de GED mal paramétré, un parc d'impression surdimensionné ou une plateforme de facturation électronique mal raccordée coûtent du temps et de l'argent pendant des années.
L'audit documentaire sert à éviter cela. Il met à plat vos circuits réels : qui reçoit quoi, par quel canal, qui valide, où les documents sont rangés, combien de temps on passe à les chercher ou à les ressaisir.
Ce que nous analysons : tous vos flux, vos usages, vos processus
Nous regardons l'ensemble de votre organisation documentaire, sans nous limiter à un outil ou à un service.
Tous vos flux
- Entrants : courrier, e-mails, portails, factures fournisseurs, contrats, dossiers clients.
- Sortants : devis, factures clients, courriers, documents imprimés et envoyés.
- Internes : notes, comptes rendus, documents RH, échanges entre services.
Vos usages
- Impression et numérisation : volumes réels, coûts, usages par service, sécurité des documents sensibles.
- Outils : logiciels métiers, comptabilité, messagerie, dossiers partagés, papier.
- Habitudes : ce que vos équipes font vraiment, au-delà des procédures écrites.
Vos processus
- Circuits de validation : signatures, bons pour accord, relances, délais.
- Classement et archivage : plan de classement, durées de conservation, recherche.
- Obligations : réforme de la facture électronique, RGPD, archivage à valeur probante.
Comment se déroule l'audit
Nous combinons des entretiens avec vos équipes, l'observation sur site et l'analyse de vos documents existants (contrats, factures, relevés de compteurs). Selon la taille de votre structure, l'audit prend de quelques jours à quelques semaines.
Vous recevez un rapport clair, sans jargon : la cartographie de vos flux, les irritants classés par impact, une estimation des gains possibles et une feuille de route en étapes réalistes. Vous restez libre de la mettre en œuvre avec nous ou non.
Un bon audit ne se mesure pas au nombre de pages du rapport, mais au nombre de décisions qu'il vous permet de prendre.
Pour qui ?
PME, TPE, collectivités, cabinets et réseaux d'agences en Gironde, en Dordogne et dans le Lot-et-Garonne. L'audit est particulièrement utile avant un changement d'outil, une réorganisation, un déménagement ou l'échéance de la facture électronique de 2027.