Ce qu'une GED change au quotidien
Une gestion électronique de documents (GED) centralise vos documents dans un espace unique, organisé et sécurisé. Fini les doublons sur trois serveurs, les pièces jointes perdues dans les messageries et les classeurs introuvables : chacun retrouve le bon document, dans sa dernière version, en quelques secondes.
- Recherche instantanée par mot-clé, par client, par date ou par montant, y compris dans le texte des documents numérisés.
- Circuits de validation automatiques : factures, notes de frais, contrats, congés.
- Droits d'accès par service ou par personne, avec historique des consultations.
- Archivage conforme aux durées légales de conservation.
- Accès à distance sécurisé pour les équipes en déplacement ou multi-sites.
Notre démarche
Nous partons de vos documents et de vos habitudes de travail pour construire un plan de classement simple. Nous choisissons ensuite la solution adaptée, notamment Open Bee, notre partenaire GED, puis nous la paramétrons : types de documents, métadonnées, circuits, droits.
La numérisation de vos archives papier peut être réalisée en parallèle, avec reconnaissance de texte pour les rendre consultables. Enfin, nous formons vos équipes, service par service, pour que l'outil soit adopté et pas seulement installé.
GED et facture électronique : un même chantier
Avec la réforme de la facturation électronique, vos factures arrivent désormais sous forme de données structurées. Une GED bien pensée les reçoit, les fait valider par la bonne personne et les transmet à votre comptabilité sans ressaisie. Traiter les deux sujets ensemble évite de construire deux circuits parallèles.