Le renouvellement d'une solution d'impression pose presque toujours la même question : faut-il acheter les équipements, les louer, ou opter pour un contrat de service global ? La réponse dépend moins du matériel que de votre trésorerie, de vos volumes et du niveau de service dont vos équipes ont besoin au quotidien.
Voici les repères pour décider en connaissance de cause, à partir de ce que nous observons chez les PME, les cabinets et les collectivités de Gironde.
Ce que vous financez vraiment
Une solution d'impression ne se résume pas à un multifonction posé dans un couloir. Son coût complet comprend :
- l'équipement et ses options (finition, numérisation, capacité papier) ;
- la maintenance : pièces, main-d'œuvre, déplacements ;
- les consommables, à commencer par le toner ;
- les logiciels : gestion des impressions, impression sécurisée, numérisation vers vos dossiers ;
- l'installation et la formation de vos équipes ;
- et un coût souvent oublié : le temps perdu lorsqu'un équipement est en panne ou mal placé.
Comparer des offres sur le seul prix de l'équipement conduit souvent à de mauvaises surprises. Le bon indicateur, c'est le coût complet sur la durée d'utilisation, rapporté à la page imprimée.
L'achat : être propriétaire de son équipement
Vous payez l'équipement et vous en êtes propriétaire. Sur le plan comptable, il s'agit d'une immobilisation, amortie sur sa durée d'utilisation : seuls les matériels de bureau d'une valeur unitaire n'excédant pas 500 € HT peuvent être passés directement en charges.
- Atouts : pas de loyer, pas de frais de financement, et la liberté de garder l'équipement aussi longtemps qu'il rend service.
- Points d'attention : une sortie de trésorerie immédiate, le risque d'obsolescence, et un contrat de maintenance à prévoir à part.
L'achat convient surtout aux structures dont les volumes sont faibles et stables, et qui disposent d'une trésorerie confortable.
La location financière : lisser la dépense
Un organisme de financement achète l'équipement et vous le loue pour une durée fixe de plusieurs années. Vous versez un loyer, sans apport. Il n'y a pas d'option d'achat : en fin de contrat, l'équipement est restitué ou la location est prolongée.
- Atouts : une trésorerie préservée, des loyers comptabilisés en charges, et un renouvellement plus simple pour suivre les évolutions techniques.
- Points d'attention : un coût total plus élevé qu'un achat comptant, une durée en général ferme, et des clauses de fin de contrat à lire de près. Faute de démarche dans les délais prévus, certains contrats se prolongent par tacite reconduction.
Le crédit-bail : louer avec une option d'achat
Le crédit-bail fonctionne comme une location, avec une différence de taille : une option d'achat en fin de contrat, pour une valeur résiduelle qui tient compte des loyers déjà versés. Sa durée suit généralement la durée de vie économique de l'équipement. Il peut financer la totalité de l'investissement et ses loyers sont déductibles, mais son coût global dépasse celui d'un emprunt bancaire classique.
Il se justifie pour un équipement que vous prévoyez de garder longtemps, comme une presse numérique de production dans un atelier d'arts graphiques.
Le contrat de service : payer pour un service qui fonctionne
Quel que soit le mode de financement retenu, l'essentiel se joue dans le contrat de service qui l'accompagne. Il regroupe la maintenance, les pièces, les consommables et le suivi de vos usages, le plus souvent facturés au coût par page, en noir et blanc et en couleur, selon vos volumes réels. Associé à une location, il forme une formule globale : un loyer pour l'équipement, un coût à la page pour le service.
- Atouts : un budget prévisible, pas de stock de consommables à gérer, des interventions incluses et un suivi des volumes qui permet d'ajuster la solution.
- Points d'attention : les volumes minimums facturés, l'écart de prix entre noir et couleur, l'indexation annuelle et les délais d'intervention garantis.
Les trois modes de financement en un coup d'œil
| Critère | Achat | Location financière | Crédit-bail |
|---|---|---|---|
| Trésorerie | Dépense immédiate | Loyers étalés | Loyers étalés |
| Propriété | Oui, dès l'achat | Non | En fin de contrat, si l'option est levée |
| Comptabilité | Immobilisation amortie | Loyers en charges | Loyers en charges |
| Fin de contrat | L'équipement reste à vous | Restitution ou prolongation | Achat, restitution ou prolongation |
| Coût total | Le plus bas, sans frais de financement | Plus élevé | Plus élevé |
Dans les trois cas, un contrat de service reste nécessaire pour assurer la maintenance et les consommables.
Sept questions à poser avant de signer
- Quel est le coût complet sur toute la durée, rapporté à la page imprimée ?
- Les volumes prévus correspondent-ils à vos usages réels, et que se passe-t-il si vous imprimez moins ?
- Quelle est la durée d'engagement, et comment se passe la sortie : préavis, restitution, reconduction ?
- Que comprend exactement le service : pièces, main-d'œuvre, déplacements, consommables, logiciels ?
- Quel délai d'intervention est garanti, et par quelle équipe ? Un technicien basé à proximité change tout en cas de panne.
- Que deviennent vos données en fin de contrat ? Les multifonctions conservent des documents en mémoire : exigez un effacement sécurisé avant la restitution.
- La solution peut-elle évoluer en cours de contrat : ajout ou déplacement d'un équipement, nouvelle fonction de numérisation, impression sécurisée ?
Le mode de financement se choisit en dernier. Un équipement surdimensionné reste trop cher, qu'on l'achète ou qu'on le loue.
Notre conseil : partir de vos usages
Avant de comparer des formules, mesurez vos volumes réels par service, la part de la couleur, vos besoins de numérisation et de confidentialité. C'est ce diagnostic qui permet de dimensionner la solution, donc de ne financer que le nécessaire. Nos sept leviers pour réduire vos coûts d'impression sont un bon point de départ.
Comment Sfere Conseil vous accompagne
Distributeur exclusif Konica Minolta en Gironde et membre du Groupe Sfere, Sfere Conseil étudie vos volumes à partir de vos compteurs et de vos contrats actuels, compare avec vous les modes de financement adaptés à votre situation, puis assure l'installation, la maintenance et le suivi de vos solutions d'impression avec une équipe technique basée à Bègles.
Votre contrat arrive à échéance ? Réservez un échange de 30 minutes : nous faisons le point avec vous, sans engagement.
Sources
- Bpifrance Création, Crédit-bail mobilier.
- BOFiP-Impôts, BOI-BIC-CHG-20-30-10, dépenses d'acquisition de biens de faible valeur.
- Créer son entreprise, Location financière ou crédit-bail.
Les éléments comptables et fiscaux sont donnés à titre indicatif. Votre expert-comptable reste votre interlocuteur pour leur application à votre situation.
