L'impression reste un poste de dépense important dans beaucoup d'organisations, souvent mal mesuré : contrats de maintenance, consommables, énergie, temps perdu aux pannes. Bonne nouvelle : il est possible de le réduire nettement sans imposer de contraintes à vos équipes. Voici sept leviers que nous activons régulièrement.
1. Mesurer avant d'agir
Tout commence par les chiffres réels : volumes noir et couleur par équipement, par mois et par service, et coût complet de chaque page. Vos relevés de compteurs et vos factures suffisent pour établir ce diagnostic. Il révèle souvent des équipements surchargés à côté d'autres presque inutilisés.
2. Dimensionner selon les usages
Un équipement trop puissant coûte cher en location et en maintenance ; un équipement trop faible tombe en panne et ralentit tout le monde. Ajuster le nombre, la capacité et l'emplacement des multifonctions à vos usages réels est généralement le levier le plus rentable.
3. Maîtriser la couleur
Une page couleur coûte plusieurs fois le prix d'une page noir et blanc. Paramétrer le noir et blanc par défaut, et réserver la couleur aux documents qui en ont besoin, réduit la facture sans gêner personne.
4. Activer l'impression sécurisée
Avec une solution comme PaperCut, le document ne sort qu'au moment où la personne s'identifie au pied de l'équipement, par badge ou par code. Résultat : plus de documents oubliés dans le bac, moins de réimpressions, et des documents confidentiels protégés.
5. Remplacer les impressions « de circuit »
Une partie des impressions ne sert qu'à faire circuler un document : imprimer pour signer, puis scanner pour archiver. Des circuits de validation électroniques suppriment ces allers-retours.
6. Numériser à la source
Votre multifonction peut numériser le courrier entrant directement vers vos dossiers, votre messagerie ou votre GED. Le papier s'arrête à l'accueil, et le document circule ensuite sous forme numérique.
7. Suivre dans la durée
Un tableau de bord des volumes par service permet de repérer rapidement les dérives et d'ajuster le dispositif au fil de l'évolution de votre organisation : arrivées, déménagements, nouveaux usages.
L'objectif n'est pas d'empêcher d'imprimer, mais d'imprimer ce qui est utile, au juste coût.
Notre accompagnement
Sfere Conseil, distributeur exclusif Konica Minolta en Gironde et membre du Groupe Sfere, réalise l'étude de vos usages à partir de vos compteurs et de vos contrats, puis vous propose une solution adaptée, installée et maintenue par notre équipe technique locale. Découvrez nos solutions d'impression avec Konica Minolta, ou notre guide pour financer votre solution d'impression.
